根据工作安排，2011年档案归档工作即将开始，请各单位将整理好的本部门2011年产生的属归档范围的各类文件资料按归档时间移交校档案馆。现就有关事项通知如下：
一、归档范围
1、
2、归档的文件材料包括纸质材料和相应的声像、电子等文件材料（照片、光盘、磁盘等）。声像、电子类文件材料应随纸质文件材料一同归档。
3、以学校名义获得的各种证书、奖牌、奖杯、锦旗（省级以上）等以及在校际交流中具有保存价值的实物档案。
二、归档要求
1、各单位要加强对本单位归档工作的领导，兼职档案员要切实履行职责，做好本单位归档材料的收集、整理与移交工作，保证归档文件材料完整、齐全，并按时移交。任何单位和个人不得将应归档材料据为己有。
2、凡产生的文件材料涉及多个部门的，由主办部门负责归档，相关部门协助提供材料。
3、学校盖章印发的红头文件（函件），由学校办公室统一收集归档；各单位盖章印发的重要文件（函件）由各单位收集归档。归档的文件包括文件正本、底稿和发文标签。未经电子政务系统传送的文件材料底稿应保存原始手改稿，重要材料应保存历次手改稿。
4、重要请示类文件材料如已答复，须提供相关批复材料。各部门有关报表、名册、图册等已装订并符合装订要求的，以册（本）为单位移交。
5、归档的文件材料必须是原件，复印件原则上不归档。凡不符合档案归档要求的文件材料，必须按要求整理后方可移交。
6、归档材料必须完整，兼职档案员在整理过程中要逐卷（件）检查，不缺页、漏项。
7、归档的声像、实物档案须标明事由（事件）及时间；归档的电子档案须标明与纸质档案相符的标题及时间。
8、财会类档案按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）执行。基建类档案根据《高等学校档案管理办法》有关要求，在项目完成后三个月内归档。
9、鉴于兼职档案员存在变动情况，为保障归档工作有序顺利完成，请各单位及时明确新兼职档案人员名单，并填写“兼职档案员登记表”（见附件3），于
三、归档程序
1、归档验收：档案移交时，交接双方当面检查，档案馆按立卷归档要求进行验收，不符合要求的退回归档部门，合格后方可办理移交手续。
2、移交手续：归档单位移交档案材料时必须填写“档案移交目录表”，目录表一式二份，交接双方签字并加盖所在单位印章后各留一份备查。
3、移交地点及联系电话：校档案馆（会峰校区综合楼六楼601室）；3511015
四、归档时间
全校归档时间统一安排在第六周，各单位具体归档时间为：
| | 上午：办公室、组织部 | 下午：宣传部、监审处 |
| | 上午：人事处、教务处 | 下午：科技处、学生处 |
| | 上午：财务处、后勤管理处 | 下午：二期建设办、国资处 |
| | 上午：保卫处、工会 | 下午：团委、图书馆 |
| | 上午：实验实训中心、后勤集团 | 下午：继教学院、各教学院（部） |
附件： 1.
太阳成集团tyc9728各类档案归档范围及保管期限.doc
太阳成集团tyc9728办公室
二○
